Номера заказов, контрактов, счетов-фактур и других документов определяются по их номеру заказа или номеру документа. Номер документа состоит из кода серии, за которым следует порядковый номер. Кроме того, можно использовать коды серий и номера серий для определения данных, не относящихся к документам.
Например, можно использовать серию для определения:
- Контрагенты
- Адреса
- Контракты на закупку
- Заказы на продажу
- Производственные заказы
- Заказы на обслуживание
- Складские заказы
- Заказы на перевозку
Код серии
Можно задать буквенно-цифровые коды серии длиной до 8 знаков. Максимальная длина кода серии плюс номер, содержащийся в серии, составляет 9 знаков.
Чтобы использовать серию для типа документа или регистрируемых данных, необходимо присвоить номер группы этому типу документа или типу данных. Определенную группу номеров можно присвоить только одному типу документа или данных.
Поскольку коды серии могут быть буквенно-цифровыми, сгенерированные номера документов также могут быть буквенно-цифровыми, и они могут состоять максимум из девяти знаков.
Специальные группы нумерации
Группы номеров можно определять для следующих целей:
- Транспорт/Склад
- Фактурирование
- Производство
- Данные по обслуживанию
- Не используется
Группы номеров различного назначения присваиваются в соответствующих сеансах. Например, в сеансе Параметры заказов на продажу (tdsls0100s400) можно выбрать группу номеров для заказов на продажу и графика продаж. В сеансе Отделы продаж (tdsls0512m000) можно выбрать серию группы номеров для заказов на продажу, генерируемых каким-либо конкретным отделом продаж.
Первый свободный номер
LN последовательно нумерует заказы, документы или другие регистрируемые данные, используя первый свободный номер в серии. Стартовый номер каждой серии задается в сеансе Первые свободные номера (tcmcs0150m000) .
Номера заказов
Результирующий номер состоит из кода серии, за которым следует первый свободный номер. Номер должен состоять из 9 символов. LN добавляет начальные нули к первому свободному номеру, формируя нужный разряд нумерации.
Код серии - NR08. Первый свободный номер - 100. Документы в этой серии получают номера:
- NR0800100
- NR0800101
- NR0800102
Первые свободные номера размера кэша
Чтобы улучшить быстродействие сеансов, в которых назначаются новые номера заказов, можно указать размер кэша для серии. Размер кэша - это число серийных номеров, которые LN генерирует и помещает в пользовательский кэш. Пользователям не приходится ждать, когда LN сформирует и проверит следующие номера серий.
Если используется кэш-память для первых свободных номеров, то порядковые номера могут быть непоследовательны (с разрывом). Номера, зарезервированные кэш-памятью, теряются при выходе пользователя из системы.
Если вы не хотите использовать кэш-память для первых свободных номеров, установите размер кэш-памяти на ноль.
Заданный размер кэш-памяти равен четырем. Когда пользователь в первый раз создает новый заказ, LN генерирует четыре новых серийных номера и помещает их в пользовательскую кэш-память. Пользователь должен подождать завершения данной операции. Первый номер используется для указанного нового заказа. LN выбирает номера для следующих трех заказов, которые система извлекает из пользовательской кэш-памяти. Когда пользователь создает пятый заказ, LN генерирует следующие четыре номера, помещает их в пользовательскую кэш-память и т.д.
Если пользователь создает шесть заказов и затем выходит из системы, последние два серийных номера, созданные LN для пользователя не используются.
Чтобы использовать идентичные номера для связанных регистрируемых данных:
- Определите группу номеров для каждого типа регистрируемых данных, используя сеанс Группы Номеров (tcmcs0151m000).
- Определите идентичные коды серий в группах нумерации в сеансе Первые свободные номера (tcmcs0150m000).
- Определите одинаковые первые свободные номера в идентичных сериях, используя сеанс Первые свободные номера (tcmcs0150m000).
- Присвойте группы номеров обоим типам регистрируемых данных, используя соответствующий сеанс.
- Выберите идентичные серии для указанных регистрируемых данных.
LN генерирует идентичные коды, когда создаются различные типы регистрируемых данных, которые нужно связать. Это можно использовать, например, для того, чтобы применять идентичные коды для связанных заказов или контрактов в различных компаниях.
Примеры специальных групп номеров
Вы определяете группы номеров со следующими деталями:
| Группа номеров | Длина серии | Деклариров.для |
| SF1 | 2 | Производство |
| SF2 | 2 | Производство |
| SF5 | 3 | Производство |
| IN9 | 2 | Фактурирование |
Если группа номеров SF1 содержит серию KJ , LN не позволит вставить тот же код серии (KJ) в группу номеров SF2.
Если группа номеров SF1 содержит серию AA , LN не позволит вставить коды серий AA1 , AA5 или AA9 в группу номеров SF5, так как это приведет к созданию таких же номеров, что генерируются в группе номеров SF2.
Если группа номеров SF5 содержит серию DF2 , LN не позволит вставить серию DF в группы номеров SF1 или SF2, так как это приведет к созданию таких же номеров, что генерируются в группе номеров SF5, если сгенерируются очень большие номера (например, DF2255734 , DF2766438 , и т.д.).
Независимо от серий, заданных в группах номеров SF1, SF2 и SF3, в группу номеров IN9 можно вставить любую серию, так как группа номеров IN9 декларирована для другого типа использования.
Программа позволяет учитывать товары в разрезе серий и сроков годности. Серии и сроки годности являются разрезом (аналитикой) складского учета. Серии и сроки годности могут указываться при поступлении и отгрузке товара. Товары с сериями и сроками годности могут участвовать во внутреннем товарообороте организации.
Работа с сериями и сроками годности номенклатуры предполагает два этапа:
- Настройка ведения учета серий и сроков годности номенклатуры. Этап выполняет сотрудник ответственный за ведение номенклатуры в организации.
- Работа с сериями и сроками годности в документах программы. Выполняется сотрудниками, работающими с документами товародвижения.
Настройка параметров системы
Перед началом использования функционала, в настройках параметров учета, в разделе
НСИ
, необходимо установить флажок
Использовать серии номенклатуры
.
Настройка ведения учета серий и сроков годности номенклатуры
Настройка ведения учета серий и номенклатуры состоит из двух этапов:
- Формирование правил (для различных видов номенклатуры и для различных складов) ведения учета серий и сроков годности номенклатуры.
- Формирование для вида номенклатуры, списка складов и правил ведения учета серий и сроков годности на этих складах.
Правила ведения учета серий и сроков годности формируются в справочникеПолитики учета серий . Открыть справочник можно в разделеНормативно-справочная информация , с помощью команды панели навигацииПолитики учета серий . По команде спискаСоздать , можно приступить к формированию нового правила учета серий и сроков годности. В формеПолитика учета серий можно выполнить следующие настройки.
В полеТип политики нужно выбрать значение из списка. Значение поля будет влиять на то, каким образом система будет учитывать товары: будет ли вестись полноценный учет остатков товаров или эта информация будет фиксироваться в документах справочно. При заполнении поля, заполняются и другие значения формы значениями по умолчанию.
Для поля Тип политики доступны следующие значения:
- Справочное указание серий – правило с таким типом политики создается для товаров, по которым вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности не требуется, но в документах товарооборота необходимо фиксировать информацию по сериям или срокам годности.
- – правило с таким типом политики создается для товаров, по которым вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности не требуется, но при приемке товара, а так же при внутреннем товарообороте необходимо фиксировать информацию по сериям или срокам годности.
- Управление остатками серий - правило с таким типом политики создается для товаров, по которым необходимо вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности. При этом учет партий в разрезе серий и сроков годности не ведется, т.е. при отгрузке товара можно указать любую серию или срок годности зарегистрированную в программе.
- - правило с таким типом политики создается для товаров, по которым необходимо вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности. Отличие от предыдущего пункта заключается в том, что в документах отгрузки программа будет предлагать списывать в первую очередь товары с истекающими сроками годности (first expire first out). При этом, так же как и в предыдущем пункте возможность указать серийный номер или срок годности для каждой единицы товара остается.
В группеУказывать серии
флажками указывается в каких документах/операциях будут указываться серии или сроки годности. Установка флажков доступна, если в типе политики указано справочное указание серий. Если в типе политики указано управление остатками серий (любой из двух вариантов), то все флажки группыУказывать серии
выставляются и становятся недоступными для редактирования (т.е. при учете остатков указание серий в документах становится обязательным). Если в типе политики указаноАвторасчет по FEFO остатков серий
, то для редактирования доступны только флажки группыПри отгрузке
.
Управление остатками серий
, то с помощью переключателя можно настроить когда будут указываться серии на ордерном складе при отгрузке:
■
в момент оформления заказа или реализации – переключательПри планировании отгрузки
;
■
в момент выдачи задания работнику склада - переключательПри планировании отбора
;
■
после исполнения задания на отбор - переключательПо факту отбора
.
Если в типе политики указано значение Управление по FEFO остатками серий , то включается переключатель При планировании отбора и переключатели становятся недоступными, т.е. программа будет предлагать отгрузку серий по методу FEFO всегда на этапе выдачи заданий.
Если в типе политики указано значениеАвторасчет по FEFO остатков серий илиСправочное указание серий и флажокПри отгрузке сброшен, то все переключатели сбрасываются и становятся недоступными (при таких политиках настройка не имеет значение).
Если в типе политики указано значениеСправочное указание серий , а флажокПри отгрузке установлен то включается переключательПо факту отбора и переключатели становятся недоступными, т.е. при таких настройках программа будет предлагать отгрузку серий по факту отбора в процессе отгрузки товара.
Список складов и правил ведения учета серий на этих складах, для вида номенклатуры формируется в формеВид номенклатуры . Для этого в форме, в группеПравила ведения учета , нужно установить флажокИспользовать серии . Флажок доступен если в полеТип номенклатуры установлено значениеТовар (у услуг не может быть серий). После установки флажка на форме будет доступна страницаСерии в которой осуществляются окончательные настройки учета серий.
Прежде чем формировать список складов и указывать политики учета серий на этих складах необходимо в поле Серии идентифицируют уточнить чем будет являться серия: серийным номером конкретного товара, серией партии, или сроком годности партии. В поле доступны следующие значения:
- – при такой настройке серия будет представлять из себя уникальный серийный номер конкретного товара, например, серийный номер конкретного мобильного телефона, или другой сложнобытовой техники;
- - при такой настройке серия может характеризовать незначительные отличия характеристик продукции, которые связаны с особенностями производства. Например, партии (серии) обоев - как правило разные партии (серии) обоев различаются цветовым оттенком. Так же при этой настройке серия может принадлежать к товару который продается на отрез из рулонов, бух, и т.д. Например, серия это рулон линолеума, бухта кабеля и т.д.;
- - при такой настройке серия будет представлять из себя срок годности партии товара, например, срок годности партии молока;
- - при такой настройке серия будет характеризовать как срок годности партии, так и отражать незначительные отличия характеристик продукции, которые связаны с особенностями производства. Например, партии краски - как правило разные партии краски различаются оттенком цвета и в то же время каждая поставка краски имеет срок годности;
Для сроков годности (если полеСерии идентифицируют заполнено значениемПартии товаров, имеющих одинаковые сроки годности илиПартии товаров, имеющих одинаковые номера серий и сроки годности ) можно указать точность срока годности: до дней или до часов.
Далее для вида номенклатуры необходимо сформировать список складов на которых будет применяться та или иная политика учета серий. При формировании списка следует учесть следующее: учет серийных номеров в программе возможен только справочно. Т.е если серии товаров идентифицируютЭкземпляры товаров, имеющих уникальные серийные номера , то в список можно добавить только политики созданные для справочного учета серий, т.е. политики с типомСправочное указание серий .
Если серии идентифицируютПартии товаров, имеющих одинаковые номера серий , то в список нельзя добавить политики созданные для учета сроков годности, т.е. политики с типамиАвторасчет по FEFO остатков серий иУправление по FEFO остатками серий .
Если на складе не используется ордерная схема при отражении излишков, недостач и порчи (в карточке склада не установлен соответствующий флажок в группе Использование ордерной схемы), то для такого склада можно указать только политики в которых так же не установлены флажки (в группеУказывать серии )При пересчете товаров, отражении излишков недостач и порчи товаров иПри перемещении между помещениями . Если на складе используется ордерная схема при отражении излишков, недостач и порчи, то для такого склада можно указать любую политику учета серий.
Работа с сериями и сроками годности в документах программы
Работа в программе с сериями и сроками годности поддерживается в следующих документах:
- Ввод остатков;
- Заказ клиента;
- Заявка на возврат товаров от клиента;
- Возврат товаров от клиента;
- Возврат товаров поставщику;
- Ордер на отражение излишков товаров;
- Ордер на отражение недостач товаров;
- Ордер на отражение порчи товаров;
- Ордер на отражение результатов пересчетов товаров;
- Ордер на перемещение товаров;
- Отбор (размещение) товаров;
- Отражение результатов проверки ордера на товары;
- Перемещение товаров;
- Пересортица товаров;
- Пересчет товаров;
- Поступление товаров и услуг;
- Реализация товаров и услуг;
- Приходный ордер на товары;
- Расходный ордер на товары;
- Сборка (разборка) товаров;
- Внутреннее потребление товаров;
- Отчет о розничных продажах;
- Чек ККМ;
- Чек ККМ на возврат;
При товарообороте по не ордерному складу серии и сроки годности номенклатуры указываются в товарных накладных (Реализация товаров и услуг , Поступление товаров и услуг и т.д.), в случае товарооборота по ордерному складу в складских ордерах.
В зависимости от вида документа серии и сроки годности могут указываться в документах двумя способами: только с помощью команды табличной части документаУказать серии или непосредственно в табличной части документа (в части таких документов так же можно использовать командуУказать серии ). Например, в документахПоступление товаров и услуг для указания серии или срока годности нужно воспользоваться командой табличной частиУказать сери и, а в документеОрдер на отражение излишков товаров серии или сроки годности указываются непосредственно в табличной части документа.
Если информация о сериях в документе заполняется с помощью командыУказать серии и в документе (в шапке или в табличной части) выбран склад на котором ведется учет серий и сроков годности, то в табличной части таких документов появляется колонка в которой пиктограммой помечаются те товары по которым для выбранного склада необходимо указывать серии или сроки годности.
- Если пиктограмма выделена красным цветом, то по товару не указаны (или указаны не все) серийные номера или сроки годности.
- Если пиктограмма выделена зеленым цветом, то информация по сериям указана полностью.
По командеУказать серии открывается формаРегистрация серий товаров . В форме необходимо указать серии и/или сроки годности.
- Партии товаров, имеющих одинаковые номера серий ,Партии товаров, имеющих одинаковые сроки годности илиПартии товаров, имеющих одинаковые номера серий и сроки годности , то в форме для каждой введенной серии необходимо указать и количество товара.
- Если для склада и вида номенклатуры установлено правило с типом политикиЭкземпляры товаров, имеющих уникальные серийные номера , то указывать количество товара для каждой серии не требуется, но при этом количество указанных серий должно соответствовать количеству единиц номенклатуры, для которой эти серии указываются (у каждой единицы товара есть свой серийный номер). Например, если в документеПоступление товаров и услуг приходуется десять единиц товара, то в формеРегистрация серий товара необходимо указать десять серийных номеров. В нижней части формыРегистрация серий товара выводится информация о количестве серий, которое необходимо зарегистрировать и о том, сколько серий уже зарегистрировано.
ФормаРегистрация серий товара позволяет регистрировать серии с помощью сканера штрих-кода (в тех случаях когда информация о серии нанесена на товаре или его упаковке в виде штрих-кода). При этом можно настроить в какой очередности будет сканироваться штрих-коды товара и штрих-коды серии. Настройка осуществляется в формеРегистрация серий товара по командеВсе действия –Настроить порядок сканирования серий .
Доступны следующие настройки (выбираются переключателем):
- Штрихкод товара – все штрихкоды серий этого товара – штрихкод следующего товара – при такой настройке в документе после сканирования штрих-кода товара и подбора его в табличную часть документа, будет открыта форма регистрации серий в которой можно сканировать штрих-коды серий, то количество раз которое необходимо. После того как отсканированы все серии форму регистрации серий нужно закрыть вручную. Считанный штрих-код, после закрытия формы регистрации, программа будет интерпретировать как штрих код-товара;
- Штрихкод товара – штрихкод серий этого товара – штрихкод следующего товара - при такой настройке в документе после сканирования штрих-кода товара и подбора его в табличную часть документа, будет открыта форма регистрации серий которая после однократного сканирования будет автоматически закрыта. Считанный в форме регистрации штрих-код будет интерпретирован как штрих-код серии, считанный штрих-код, после закрытия формы регистрации, программа будет интерпретировать как штрих код-товара;
Информация о сериях в табличной части документов указывается в колонкеСерия . Для заполнения серий может использоваться командаУказать серии . Указать серии можно и непосредственно в табличной части. Один и тот же товар с разными сериями в документе отображается в разных строках (количество строк с таким товаром равно количеству серий).
Если для товара заданы настройки ведения учета серий, то после подбора товара в табличную часть, колонкаСерии становится обязательной для заполнения. Если для товара не заданы настройки ведения учета серий, то в колонкеСерии отображается надписьСерии не указываются.
Одним из дополнительных разрезов учета номенклатуры в УТ 11 является учет по сериям.
Серии используют для идентификации конкретного экземпляра или партии товаров. Используя серии, можно организовать учет по срокам годности.
Серийный учет может быть нескольких видов:
- справочное указание серий,
- учет остатков по сериям,
- учет остатков и себестоимости по сериям.
В этом уроке рассмотрим первый вариант.
Настройка серийного учета
Для примера возьмем такую ситуацию - организация торгует компьютерными комплектующими и при отгрузке необходимо указывать серию. Но эта серия необходима только для того, чтобы в случае возврата от клиента убедиться, что возвращается именно тот товар, который был продан.
Для начала включим использование серий в программе:
Создаем политику учета серий (открываем из списка классификаторов номенклатуры):
Создаем новую политику, указываем тип (выбираем первый вариант, остальные разберем в следующих видео):
После указания типа галками выбираем те типы операций товародвижения, для которых указывается серия согласно данной политики:
Использование серийного учета номенклатуры для конкретной номенклатуры настраивается через вид номенклатуры, создадим новый:
В данном примере серии нам понадобятся для идентификации конкретных экземпляров:
Видим, что помимо номера, в серии может содержаться информация о сроке годности и дате производства. Дополнительно можно указывать RFID-метку.
Для идентификации экземпляров товаров можно использовать только справочное указание серий.
Выбираем только что созданную политику:
Если вам необхидимо, чтобы для номенклатуры данного вида на разных складах использовались разные политики учета серий, устанавливайте галку Есть индивидуальные настройки политики учета серий .
Справочное указание серий
Создаем номенклатурную карточку:
Теперь оформим операцию закупки у поставщика. Видим, что в документе серия не указывается:
При создании заказа клиента серия также не заполняется:
А вот при проведении документа реализации без серии уже не обойтись (т.к. в настройках политики учета мы выбрали указание серии при продаже), нажимаем Указать серии :
В появившемся окне укажем номера серий (можно ввести вручную или заполнить автоматически). Количество серий должно быть равно количеству отгружаемых позиций (т.к. серии идентифицируют экземпляры):
Если продаваемой номенклатуры много, а номера серий можно придумать самостоятельно, то удобнее всего воспользоваться автоматическим заполнением:
Отсюда же при необходимости можно распечатать этикетки (если созданы макеты этикеток):
Если серии указаны в документе корректно, то цвет пиктограммы меняется на зеленый:
Если бы мы использовали ордерную схему документооборота на складе, то указывать серию пришлось бы не в документе реализации, а в расходном ордере на товары.
Несмотря на указание серии в документе, в отчете об остатках мы этой информации не увидим:
Для просмотра движений по сериям формируем отдельный отчет:
Благодаря этому отчету, будет удобно отследить какому именно покупателю какая серия отгружалась. И если клиент придет с каким-то "леваком", это сразу будет видно.
В следующих уроках будем разбирать хранение остатков по сериям и учет себестоимости по сериям.
В программе предусмотрено деление товаров и продукции по категориям и характеристикам, а также серийный учет товаров. Категории являются свойством товара в целом, а характеристики и серии присущи отдельным его партиям.
Категории
Категории объединяют два или более товара и используются при формировании аналитических отчетов. Конкретное применение категорий зависит от задач учета на предприятии. Например, категории могут соответствовать производителю товара, назначению (скажем, электроника, мебель, светильники и т.п.), основному и заказному ассортименту и т.д. Один товар может относиться только к одной категории.
Характеристики
Характеристики, наоборот, прежде всего разделяют конкретный товар или продукцию. Например, можно разделить продукцию по материалу, из которого она изготовлена, так товар «шахматы» может иметь характеристики «мореный дуб», «янтарь», «сталь» и т.п. При этом один товар может иметь различные характеристики.
Справочник характеристик общий для всех товаров, что позволяет не только делить продажи и остатки товаров по характеристикам, но и получать сводный остаток или продажи по характеристике для нескольких товаров.
По умолчанию учет по характеристикам отключен, включается он константой «Вести учет по характеристикам». Рекомендуется включать учет по характеристикам (установив константе значение «Да») в начале работы базы, до ввода каких-либо документов и не отключать его в дальнейшем.
Серии
Серии схожи с характеристиками, но предназначены исключительно для разделения одного товара по партиям. В случае, если применяется учет по сериям, требуется обязательное указание серии товара в поступлении и реализации, а также внутренних документах движения. Кроме названия серии, в ней можно указать номер грузовой таможенной декларации, он будет выводиться в соответствующей графе счета-фактуры.
Использование серий бывает необходимо для учета по ГТД, а также при торговле, например, лекарствами, оружием, сложной техникой, когда требуется отдельный учет каждой партии или единицы товара.
Учет по сериям ведется в случае значения «да» соответствующей константы. Если он включен, то хотя бы одна серия должна быть указана у каждого товара, даже если именно для него не нужен серийный учет. Для этого, при отсутствии в момент заполнения документа серий у выбранного товара, автоматически создается служебная серия с названием «—».
При наличии серий по умолчанию подбирается последняя серия с положительным остатком.
По умолчанию серийный учет отключен, константа «Вести учет по сериям» имеет значение «Нет». Рекомендуется включать серийный учет, если он требуется (установив значение «Да»), в начале работы базы, до ввода каких-либо документов и не менять значение константы в дальнейшем.
Как правило, не следует одновременно использовать учет по характеристикам и сериям, т.к. это значительно усложнит работу операторов.
