Договорные отношения подразумевают исполнение сторонами своих обязательств в полном объеме. Если же одна из сторон, назовём её обидчиком, допустила нарушение условий договора, то потерпевший начинает принимать меры по устранению противоречий. В большинстве случаев спор можно разрешить и до суда, тем более в большинстве гражданско-правовых споров важно соблюсти претензионный (досудебный) порядок их урегулирования, без чего арбитражный суд вернёт исковое заявление назад.
Обычно «разбор полётов» начинается с вручения претензии (жалобы) обидчику, которую передать лично зачастую невозможно или очень сложно. Причины могут быть разные: стороны географически далеко друг от друга; состояние здоровья потерпевшего не позволяет ему посетить лично обидчика; последний отказывается принимать претензию и так далее. На помощь приходит почта, отделение которой есть практически в каждом населённом пункте. В статье мы рассмотрим, как правильно отправить претензию по почте, какие виды почтовых отправлений используются для этих целей, и какой из них будет наиболее предпочтительным?
Заказное письмо с уведомлением о вручении
Любое заказное письмо – это регистрируемое почтовое отправление (РПО). Это значит, все этапы его прохождения от места приема до места вручения адресату фиксируются документально (каждому РПО присваивается трек-номер для отслеживания), а сам факт вручения можно доказать, запросив соответствующие сведения у Почты России (письма вручаются адресату с распиской о получении). Но если вдруг дело дойдет до судебного разбирательства, то такой запрос может отнять время и затянуть рассмотрение дела. Поэтому рекомендуется любое претензионное письмо отправлять с уведомлением о вручении.
Уведомление представляет собой специальный почтовый бланк (для отправлений по России – форма 119), на котором в момент вручения ставится подпись получателя. Оно отправляется вместе с письмом, а затем возвращается отправителю с распиской в получении, пометкой почты и подписью сотрудника, осуществившего вручение.
Уведомления, как и письма, могут быть простыми и заказными. Простая карточка проследует обратный путь к отправителю аналогично простому письму – ее нигде не учитывают и не регистрируют, просто опустят в почтовый ящик. Заказное же уведомление нужно получать на почте, но при этом будет устранен риск его утраты за счет приписки к документам по всем этапам следования.
При поступлении заказной корреспонденции в почтовое отделение по месту нахождения адресата, письмо доставляется в адрес юридического лица (порядок доставки определяется договором между ним и оператором почтовой связи) или в почтовый абонентский ящик организации опускается извещение. Извещение представляет из себя специальный бланк (форма 22), который призван информировать получателя о том, что на его имя (или адрес компании) имеется регистрируемое почтовое отправление. В этом случае заказные письма вручаются в отделениях почтовой связи при предъявлении извещения, а также паспорта и доверенности (если получатель представляет юр. лицо).
Отправляя заказное письмо с уведомлением, вы обеспечите неоспоримое доказательство, что ваше заявление (или претензия) было доставлено в адрес получателя. Однако здесь нельзя исключать возможность, что в ходе судебного разбирательства получатель заявит о получении от потерпевшего конверта с чистым листом или с совершенно иной информацией, в общем, скажет, что в глаза не видел претензии.
Действительно, сам факт вручения заказного письма с уведомлением о вручении еще не говорит о том, что там действительно была претензия, а не объяснение в любви или пожелание долгой и счастливой жизни. И если гарантия вручения является несомненным преимуществом заказных отправлений, то отсутствие доказательной базы относительно вложения – неоспоримый минус. Поэтому для грамотного решения спорных вопросов лучше отправить заявление письмом с объявленной ценностью.
Ценное письмо с описью вложения и уведомлением
Ценное письмо (с объявленной ценностью) также относится к РПО и защищено от рисков утраты в пути по вине работников почты. При отправке такого письма обязательно указывается его «объявленная ценность» – это та сумма, которую выплатят отправителю в случае повреждения корреспонденции или ее утраты в результате форс-мажорных обстоятельств.
Ценные письма вручаются исключительно в почтовых отделениях по предъявлении извещения. Доставка и вручение по месту нахождения организации или по месту проживания физического лица невозможны.
Уведомление о вручении, как и в случае с заказной корреспонденцией, будет свидетельствовать о факте получения адресатом письма. Но проблема с доказыванием содержания этого письма останется открытой. Поэтому лучше будет отправить ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.
Опись вложения – специальный почтовый бланк (форма 107), который заполняется перед отправкой письма (такая «опция» возможна только для ценных писем и не применяется для заказных). В описи указываются наименования содержащихся в конверте документов и их количество.
Для отправки подобного письма необходимо подготовить конверт с вложенной в него претензией. Конверт НЕ НАДО запечатывать. Заполните на конверте все необходимые поля (адрес свой и получателя). Заполните два экземпляра бланка описи ф.107. Это можно сделать на сайте почты, после чего их можно распечатать. Или возьмите пустые отпечатанные бланки непосредственно в отделении, где их и заполните.
В столбце «Наименование предметов» вписываем наименование вашей претензии, например, «Претензия на отказ возврата части страховой премии после досрочного погашения». В столбце «Кол-во предметов» пишем 1 (единицу). А в столбце «Объявленная ценность, руб.» вписываем небольшую сумму в рублях (не более 10 рублей).
Что делает работник почты:
- сверяет опись с содержимым письма;
- на описи ставит заверительную подпись и печать с датой и индексом отделения;
- один экземпляр описи возвращает отправителю;
- претензию со вторым экземпляром описи запечатывает в конверт и оформляет прием почтового отправления.
Таким образом, будет подтверждено, что вы отправляли именно претензию, а не что-то другое или вовсе пустой лист. При этом всю ответственность за соответствие описи фактическому вложению несет работник почты, заверивший опись. Квитанция об оплате, опись и полученное уведомление о вручении будет неоспоримым доказательством отправки вами претензии обидчику. А компенсировать свои расходы можно будет за счёт получателя письма (если, конечно, отправитель выиграет суд).
Обратите внимание! Для того чтобы в дальнейшем вторая сторона не могла оспорить содержание претензионного письма, желательно при составлении описи указывать наиболее подробное наименование вложенных документов. Например, «Претензия по с требованием ».
Даже несмотря на наличие описи, адресат может открыть спор по поводу содержания полученного требования. Как можно бороться с оппонентом в этой ситуации? Очень просто – скачать с сайта Почты России бланк описи и заполнить его на компьютере. При этом в текст описи мелким шрифтом вносится содержание всей претензии. Тогда наименование вложенного документа будет выглядеть следующим образом: «Претензия следующего содержания: ».
Основным минусом ценных регистрируемых почтовых отправлений с описью является отсутствие гарантии их вручения. Вполне возможно, что послание вернется отправителю с пометкой об истекшем сроке хранения. Здесь главное – не распечатывать письмо, а сохранить его до суда. В процессе заседания можно предъявить судье конверт на обозрение и вскрыть в его присутствии. Это будет гарантированным доказательством отправки «того, что нужно» и ваших благих намерений.
Если же получатель будет утверждать, что ничего не получал, или получал, но не то, что вы ему отправляли, то бремя доказывания этих обстоятельств полностью лежит на нём. Судья в этом случае наверняка встанет на сторону отправителя.
Вышеописанными способами можно отправлять любые претензионные письма:
- заявление в суд;
- жалобы в Роспотребнадзор, прокуратуру, ФАС;
- претензии в банк;
- требования заемщикам и т.п.
Как правильно отправить претензию по почте? Дополнительные меры
Допустим, что все меры, направленные на доставку претензии по почте, выполнены. Но адресат упорно не желает получать письмо. Может, потому, что подозревает о его содержимом, а, может, всё гораздо банальнее. Работникам организации просто лень сходить на почту, или, как пишут в отзывах знающие люди, юр. лица оформляют доверенности на своих работников только на получение заказных писем (согласно типовому почтовому бланку доверенности), а вот про ценные, к сожалению, забывают или ленятся их составить. Как все-таки заставить вторую сторону получить отправление?
Первое, что на форумах рекомендуют сделать, – отправить вслед жалобе телеграмму. В тексте послания нужно указать, что вы отправили письмо по почте и просите ее получить (только укажите номер письма). Телеграмму вручают непосредственно адресату, без предварительных извещений о ее поступлении. Поэтому шансов, что ее не получат практически нет. Таким образом, вы надлежаще оповестите ответчика о поступлении претензии. А в случае его отказа получать заказное (или ценное) письмо это будет расценено как намеренное уклонение от исполнения обязательств.
Второй вариант – использовать ту же телеграмму как основное средство оповещения. В этом случае весь текст претензии прописывается в пересылаемом телеграфном сообщении. Но этот способ полноценно работает лишь в тех случаях, когда размер текста небольшой, т.е. занимает не более 1 листа. Правда, такой способ «влетит в копеечку». Как вариант, можно отправить только основную мысль претензии, выдержку из неё в нескольких слова, например: «Прошу сделать перерасчёт страховой премии и вернуть её часть в связи с полным досрочным погашением кредита».
Так как правильно отправить претензию по почте? Какой способ будет наиболее предпочтительным. Обсуждающие эту тему на различных форумах сходятся во мнении, что лучше ценного письма с описью и уведомлением пока не придумано. Можно попробовать все доступные варианты с дополнительными мерами, но самым надежным способом передачи претензий всё-таки остается их личное вручение обидчику (только не забываем получить копию с отметкой о вручении, как вариант, можно подготовить второй экземпляр претензии для этих целей). Здесь и сам факт вручения нельзя оспорить, и суть переданного послания не подвергается сомнениям.
Дата публикации: 18.02.2018
Ежегодно Почтой России пересылается несколько сотен миллионов различных почтовых отправлений. Больше половины всех отправлений составляет письменная корреспонденция. Для примера только один Воронежский филиал Почты России за 2017 год отправил более 20 миллионов писем. Согласитесь, цифра более чем внушительная.
Правда, в последние годы эпистолярный жанр как средство общения практически полностью утратил свою актуальность. Коммуникация между людьми сегодня происходит за счет таких современных технологий, как интернет и мобильная связь. Ввиду этого за последние 15 лет резко снизилось количество пересылаемых простых писем и открыток, но зато возросло количество заказных писем с, так называемой, деловой корреспонденцией.
Как отправить письмо Почтой России, чтобы оно точно попало в руки адресата? Какие виды писем существуют? Какие условия и ограничения действуют при отправке письменной корреспонденции, как правильно писать адрес – обо всём об этом пойдет речь далее.
Что такое письмо
Прежде чем говорить о том, как отправить письмо Почтой России, следует определиться с самим понятием «письмо». Ведь помимо него существует еще два вида почтовых отправлений: посылка и .
Итак, письмо – вид почтового отправления, с помощью которого ведут переписку, пересылают документы, бумаги, фотографии. Максимальный вес — не может превышать 100 грамм. Почтовое отправление, которое содержит те же фотографии, документы или иную бумажную продукцию, но по весу превышает положенные 100 грамм, автоматически попадает в категорию «бандероль». Тарифы и правила для отправки бандероли уже несколько иные.
Часто у людей возникает вопрос, а можно ли с помощью письма отправить небольшие предметы? Например, значки, монеты, мелкую бижутерию, чайные пакетики или магнитики. По правилам Почты России – нет! На практике же, люди иногда вкладывают в конверт мелкие предметы и благополучно пересылают их. Бывают и неудачные попытки отправки, когда Почта России осуществляет возврат с пометкой, что вложение не соответствует виду почтового отправления.
Виды писем
Существует три вида писем:
- простое;
- заказное;
- ценное.
Простое письмо – в прямом смысле слова это самое обычное письмо, которое чаще всего используется для ведения какой-то личной переписки или отправки не самых важных документов и бумаг. Те письма, которыми обменивались раньше между собой родственники или друзья, живущие в разных городах, являлись в большинстве случаев как раз простыми. Простое письмо не являются регистрируемым почтовым отправлением, соответственно ему не присваивается идентификатор, с помощью которого его можно отслеживать.
Простая письменная корреспонденция доставляется почтальоном на адрес получателя и опускается в почтовый ящик. По этой причине данный вид письма считается не самым надежным, так как его, например, могут украсть из ящика. Помимо этого, так как это отправление является не регистрируемым, то в случае недоставки письма адресату, предъявить претензию Почте России, получить компенсацию или написать заявление на розыск будет невозможно.
Заказное письмо в отличие от простого является регистрируемым и вручается лично в руки адресата (или по доверенности его представителю). Что это значит? Во-первых, после отправки письма через кассира-операциониста выдается чек, в котором указывается трек-номер, с помощью которого можно отследить движение почтового отправления и узнать, когда оно будет доставлено и вручено адресату. Во-вторых, шансы, что письмо где-то потеряется и не дойдет до получателя, гораздо меньше, чем в случае с простым письмом.
Ценное письмо – представляет собой тоже, что и заказное, но имеет одно отличие. Для ценного письма дополнительно указывается объявленная ценность. В случае повреждения или утери ценного почтового отправления сумма объявленной ценности частично или полностью Почтой России будет компенсирована отправителю. То есть в данном случае объявленная ценность является некой страховкой. Соответственно, если вы отправляете важные документы, которые представляют собой какую-то ценность, то лучше это делать именно с помощью такого вида почтового отправления. Например, если вы решили отправить паспорт письмом или какой-то документ, заверенный нотариусом.
Дополнительные услуги Почты России (уведомление о вручении, опись вложения, наложенные платеж)
Почта России предлагает несколько дополнительных услуг , которые могут быть необходимы или полезны для отправителя письменной корреспонденции:
- уведомление о вручении;
- опись вложения;
- наложенный платеж;
- СМС-уведомление;
- ускоренная доставка 1 классом.
Для простого письма -> доступна только доставка 1 классом.
Для заказного -> все виды услуг, кроме описи вложения и наложенного платежа.
Для ценного -> все виды услуг.
Уведомление о вручении – специальный документ (бланк), который проинформирует отправителя когда (дата и время) и кем (ФИО получателя или его представителя по доверенности) было получено почтовое отправление. На уведомлении о вручении обязательно должна стоять подпись получателя. Данный бланк прикрепляется к письму и пересылается вместе с ним. После вручения, высылается обратно и доставляется также почтой.
Опись вложения – документ (бланк), в котором указывается содержимое почтового отправления. Для каждого предмета, указанного в описи, отправитель обязан указать его ценность. В момент вручения ценного письма с описью вложения, получатель вправе вскрыть конверт при сотруднике и сверить содержимое с описью. Если какой-то предмет будет поврежден или утерян, организация выплачивает компенсацию. Опись вложения имеет максимальную актуальность при отправке почтовых отправлений наложенным платежом.
Наложенный платеж – денежная сумма, которая взыскивается по поручению отправителя с получателя почтового отправления. Посредством наложенного платежа часто происходит оплата за товары, купленные через интернет. В данном случае покупатель оплачивает заказанный товар на почте только в момент его получения. Открыть конверт или коробку до оплаты получатель имеет право только, если есть опись вложения.
СМС-уведомление – услуга информирования адресата о прибытии письма в почтовое отделение и оповещения отправителя о вручении. Доступно только по России.
1 класс – ускоренный вид доставки почтовых отправлений, предполагает авиапересылку. О сроках на доставку обычным способом и 1 классом можно узнать на официальном сайте Почте России. Не стоит использовать данный вид доставки внутри одного населенного пункта, а также, если между вашим городом и городом адресата, нет авиасообщения, так как скорость доставки вероятнее всего будет такая же, как и в обычном случае. При этом отправка 1 классом обойдется дороже.
Как отправить простое, заказное или ценное письмо Почтой России
Общая информация.
Отправка всех писем осуществляется в конвертах, которые могут отличаться размером:
- минимальный размер 110 × 220 мм (евроконверт) или 114 × 162 мм (формат C6);
- максимальный размер 229 × 324 мм (формат C4).
Конверты могут быть:
- без марок и
- с напечатанной маркой.
Напечатанная марка может быть с разной литерой (буквой): A, D, B.
Такие конверты позволяют отправлять некоторые виды писем без дополнительного наклеивания марок. Отправлять письма в конверте, на котором вообще нет марок — нельзя! Марка — является своеобразной платой за услугу по доставке.
Если вы приобретаете конверт без марки, то на него необходимо будет докупить марки, стоимость которых должна равняться стоимости отправки того или иного вида письма по тарифу Почты России. Для примера, если вы отправляете простое письмо весом до 20 грамм, то на него действует тариф в размере 23 рублей (на 2019 год). То есть на конверт без марки для такого письма необходимо будет наклеить марок на 23 рубля. Если это заказное письмо до 20 грамм — на 50 рублей.
Марки на почте продаются разного номинала: 10, 15, 25, 30, 50 копеек; 1, 1.5, 2, 2.5, 3, 4, 5, 6, 10, 25, 50 и 100 рублей. Внешний вид их может отличаться.
Как отправить простое письмо
Для просто письма весом до 20 грамм приобретите либо конверт с уже напечатанной маркой (марка с литерой А), либо конверт без марки и дополнительно для него марки на 23 рубля. Наклеить их нужно в правый верхний угол. Укажите на конверте все данные (индекс, ФИО, адрес получателя и отправителя). Запечатайте письмо и несите его отправлять. Для отправки опустите конверт либо в почтовый ящик, находящийся внутри каждого почтового отделения, либо в уличный ящик Почты России, либо передайте письмо оператору Почты России.
Для отправки простого письма весом от 20 грамм следует обратиться за помощью к оператору Почты России. Дело в том, что для таких писем тарифицируются каждые последующие 20 грамм. Оператор взвесит ваше письмо и сам доклеит нужное количество марок.
При наличии весов взвесить письмо тяжелее 20 грамм вы можете самостоятельно. За каждые последующие 20 грамм вам необходимо будет доклеить марок на 3 рубля.
Как отправить заказное письмо
Заказное письмо весом до 20 грамм вы можете отправить в купленном вами конверте с напечатанной маркой (с литерой D); либо в конверте, на который вы самостоятельно наклеите марки на 50 рублей. Отправить письмо также, как и простое, опустив его в почтовый ящик — нельзя. Тем более в этом случае вы не получите чек. По правилам производить отправку необходимо в почтовом отделении через сотрудника.
Письменную корреспонденцию массой свыше 20 грамм также нужно отправлять именно через оператора. Сотрудник самостоятельно взвесит письмо и рассчитает сумму оплаты за него. Если же решили самостоятельно взвесить письмо, то знайте — за последующие каждые 20 грамм необходимо доклеить марок на 3 рубля (тариф 2019 года).
Если вы желаете отправить письмо 1 классом, то сообщите об этом оператору сразу же.
Если вы решили отправить заказное письмо с уведомлением о вручении, то возьмите бесплатный бланк и заполните его, после чего отдайте вместе с письмом оператору.
Как отправить ценное письмо
Ценное письмо необходимо отправлять через сотрудника Почты России. Только в этом случае вы получите чек, по которому вы сможете предъявить претензию, если с письмом что-то случится.
Исходя из массы письма, указанной вами объявленной стоимости и выбранных вами дополнительных услуг — кассир-операционист рассчитает точную стоимость вашего отправления.
Для ценного письма на конверте помимо данных отправителя и адресата вас вероятнее всего попросят указать объявленную ценность.
Письмо с объявленной ценностью весом до 20 грамм по тарифу 2019 года стоит 110 рублей без НДС и 132 с НДС. Каждые последующие 20 г. обойдутся в 3,00 без НДС и 3,60 р. с НДС, как в случае с простой и заказной письменной корреспонденцией. Плата за объявленную ценность: за каждый полный или неполный 1 рубль оценочной стоимости: 0,03 и 0,04 рубля.
Если вы желаете отправить письмо с — то у оператора попросите бланк описи вложения ф 107 и заполните его. Если письмо с описью — то предоставляйте его оператору в незапечатанном виде. Сотрудник почты должен проверить соответствие содержимого конверта с тем, что вы укажите в описи.
Если вы желаете отправить письмо наложенным платежом — попросите бланк на почтовый перевод ф 112 и заполните его.
Если хотите отправить письмо с уведомлением о вручении — заполните .
Как правильно указывать адрес на письме
Главное правило при написании адреса — пишите максимально разборчиво! Только в этом случае вы можете рассчитывать на то, что ваше отправление точно попадет в руки адресата.
Адрес получателя необходимо указывать в правом нижнем углу конверта. Адрес отправителя — в левом верхнем углу.
В адресе необходимо указать:
- полное имя получателя (в формате «Фамилия Имя Отчество) или название организации;
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта;
- название района, области, края или республики;
- почтовый индекс.
Индекс пишем по образцу:
На письмах до востребования — название улицы, номер дома и номер квартиры получателя указывать не нужно. Вместо этих данных нужно написать «До востребования».
Пример правильно заполненного адреса ниже:
Большинство людей при заполнении адреса в начале пишет название области (края, республики), затем название населенного пункта и только в конце улицу, номер дома и квартиру. В этом нет ничего страшного.
Имя и отчество человека многие пишут сокращенно (Иванову Н. И.) — такое написание не является правильным, но для простых писем в общем-то допустимо. Для ценной и заказной письменной корреспонденции имя и отчество всегда пишите полностью.
Некоторые люди имя отправителя и получателя пишут в именительном падеже, а не в родительном и дательном, как это положено по правилам. Это не совсем правильно, но допустимо для всех видов писем.
Если в адресе (название района, города, улицы) вы допустили грамматическую ошибку или пропустили какую-то букву — это плохо, но ваше отправление скорее всего все равно дойдет до адресата. Главное не допускайте ошибок в индексе, номере дома и квартиры.
Обязательно ли в письме писать обратный адрес? По правилам Почты России — обязательно. Но иногда могут принять письмо и без данных отправителя. Некоторые люди специально указывают не свой адрес и имя.
Помните, на почте работают обычные люди, а не роботы. Поэтому на некоторые допустимые нарушения правил сотрудник просто может «закрыть глаза».
Если есть какие-то вопросы или вам непонятно, как отправить письмо Почтой России, пишите в комментарии.
С развитием технологий жизнь человека, с одной стороны, усложняется, а с другой - становится намного проще. Еще совсем недавно, лет 20-30 тому назад, отправка письма была целой процедурой: ручка, листок бумаги, конверт. Пишешь письмо, бросаешь в почтовый ящик, ждешь ответа. А что сейчас? Набрал текст, один щелчок, через несколько минут уже можешь читать то, что прислал тебе собеседник. Давайте разберемся, как отправлять почту по электронной почте.
Для начала нужно иметь компьютер, доступ в интернет, свой электронный почтовый ящик и адрес человека, которому вы хотите отправить письмо. Если нет своего e-mail, то ничего страшного. Прежде чем по электронной почте, заведем ее.
Существует много бесплатных "Яндекс", "Майл", "Гугл", "Рамблер" и др. Заходим на сайт любого из них и регистрируем себе ящик. С этой целью нажимаем на кнопку ”Регистрация в почте” или с подобным названием, следуем подсказкам. Через пару минут миссия будет выполнена, и теперь можно приступать непосредственно к ответу на вопрос о том, как отправлять почту по электронной почте.
Щелкаем на кнопку “Написать письмо”, и перед нами откроется специальная форма для написания послания. В поле "Кому" вводим e-mail получателя. Если эти данные уже имеются в нашей адресной книге, то они появятся по мере написания букв и будут нам предложены для автоматического заполнения формы. Просто щелкните на появившемся нужном адресе.
В случае если это же письмо желаете отправить и другим людям, то в поле "Копия" укажите их. Можно ввести адреса в поле “Скрытая”, и тогда получатели не будут видеть и знать, что эта информация отправлена еще кому-либо.
Заполняем следующую графу - “Тема”. В ней максимально кратко указываем, о чем это сообщение. Получатель должен понять, что это за послание, и открыть его для прочтения.
Далее в специальном поле пишем текст своего письма. С этой целью устанавливаем там курсор и приступаем к печатанию. После того как вы изложите все свои мысли, нажмите кнопку “Отправить”. Все, письмо ушло к получателю, о чем вы получите соответствующее уведомление.
Выше была дана основная информация о том, При выполнении этой операции можно менять цвет текста и шрифт, а также включить проверку орфографии, и ваше послание будет без ошибок.
Имеется возможность, что очень важно, отправить файл по электронной почте. То есть можно прикрепить к письму фотографии, документы, видео и другую информацию. И получатель прямо в письме сможет ее просмотреть, скачать и сохранить на своем компьютере.
Для этой цели нажимаем кнопку “Прикрепить файл”, и откроется форма для его поиска. При помощи файлового менеджера находим то, что нам нужно, и дважды щелкаем. Все, нужный файл (фото/видео/документ) прикреплен к письму и уйдет вместе с ним к получателю.
Вот мы и ответили на вопрос о том, добавлять к ней файлы. Теперь можно забыть о конвертах и и быть уверенным, что ваше письмо в один миг доберется до адресата.
Многим пригодятся знания о том, как отправить письмо по Почте России. В наш век компьютеризации писать бумажные письма почти перестали. Но иногда все же без них не обойтись.
Прежде всего, следует помнить, что письма бывают разные — ценные, заказные и простые. Каким образом лучше отправить свое послание, вы без труда определите, ознакомившись со следующими рекомендациями.
Самым распространенным отправлением является простое письмо, отправленное почтой России. Его достаточно запечатать в конверт, приобретенный в почтовом отделении или киоске, написать слева вверху свой адрес, а внизу с правой стороны — адрес получателя, указать индекс и опустить в почтовый ящик.
Если отправление получилось слишком объемным и тяжелым, вес его превышает стандартные 20 г, стоимость пересылки возрастет, на конверт необходимо дополнительно наклеить марки. В противном случае он вернется к вам для доплаты.
Если все сделано верно и вес не превышает оплаченную стоимость, конверт отправится в путь и попадет в нужные руки. Иногда случается, что адресат выбыл, а его новое местонахождение установить не представляется возможным. Тогда конверт, совершив путешествие, вернется в ваш почтовый ящик. Но проследить за ним во время пути не получится.
Простая корреспонденция не регистрируется в почтовой системе. И если по пути что-то пропадает, а такое иногда случается, никто ответственности за это не понесет. Содержимое конверта будет утеряно навсегда. Поэтому что-либо важное простой почтой лучше не посылать, этот риск не оправдан.
Простое отправление самое дешевое, его пересылка стоит всего 17 рублей, если вес не превышает 20 г. Но, сэкономив деньги, есть все шансы испортить нервы, спокойствие дороже.
Заказные и ценные письма
Когда возникнет необходимость переслать родственникам, живущим в другом городе, оригинал документа, и вы хотите проследить за ним в пути, воспользуйтесь услугами пересылки заказной или ценной корреспонденции. Это обойдется немного дороже. Заплатить за пересылку заказного письма вам предстоит, как минимум, 35 рублей. Если вес превысит 20 г, стоимость еще немного увеличится. Окончательную цену скажут, после взвешивания, почтовые работники.
Как отправить заказное письмо? Здесь нет ничего сложного. Необходимо только найти время для похода в почтовое отделение. Листок с посланием разрешается запечатать в свой конверт, при желании конверт можно купить непосредственно перед отправкой. Отдаете оператору почтового отделения и говорите, что хотите отправить заказное письмо.
Письму будет присвоен специальный номер, вы получите квитанцию об оплате. На сайте Почты России без труда можно отслеживать движение своего заказного послания. Оно будет вручено по указанному адресу лично тому человеку, имя и фамилию которого вы указали на конверте.
Если дома его застать не удастся, почтальон оставит извещение, конверт в течение месяца будет ждать адресата в почтовом отделении. А по истечении этого срока, если востребован не будет, вернется назад, к отправителю.
Можете отправить письмо с уведомлением о вручении, карточка — уведомление вернется к вам с подписями получателя и почтового работника, а также с указанием даты вручения. За эту услугу взимается дополнительная плата. Заказное письмо — более защищенный вид отправления. Как правило, заказная почтовая корреспонденция не теряется. Если вдруг такое случится, потраченные деньги вам никто не вернет.
Но есть еще более надежный и защищенный способ пересылки по Почте России — это ценное письмо. Для него нужно купить специальный конверт и взять бланк для описи содержимого. При нарушении сроков доставки при повреждении конверта или утрате отправитель имеет право на получение компенсации. Ценность содержимого назначает отправитель. Пересылка такого письма обойдется дороже, чем заказного, но в пути к нему будет особое внимание, ценное послание, как правило, быстро находит адресата.
Если адресат за границей или в Кремле
Иногда возникает необходимость отправить письмо за границу. Легко можно это сделать с помощью Почты России. Требования не сильно отличаются от тех, что предъявляются к внутренней корреспонденции.
Единственное условие для корреспонденции за границу — адрес получателя должен быть написан латинскими буквами. Название страны следует продублировать и на русском языке. Образец того, как следует писать адрес на конверте, можно увидеть в любом почтовом отделении.
Если возникнет вопрос, как отправить письмо в Белоруссию, ответ простой, как и способ пересылки. В эту страну письмо без проблем дойдет, если адрес указан на русском языке. Но лучше все же использовать латинский шрифт, как это предусмотрено почтовыми правилами для всей международной корреспонденции. Стоимость письма за границу зависит от веса конверта с посланием и страны назначения. Пересылка простого письма весом до 20 г в Белоруссию или Германию обойдется в 31 рубль. Сколько стоит отправить письмо за границу, в любую страну мира, охотно подскажут почтовые операторы.
Почта придет на помощь и в том случае, если вам необходимо обратиться к Президенту России. Путину можно написать как простое, так и заказное письмо, с уведомлением или без него. Пересылка писем Президенту и членам Правительства осуществляется на общих основаниях, с такими же гарантиями доставки, как и для остальной корреспонденции.
Адрес назначения очень простой: 103132, Россия, Москва, ул. Ильинка, д. 23, В.В. Путину.
Почта России совершенствует свою работу, автоматизированы процессы обработки почты, что способствует ускорению доставки корреспонденции.
Чтобы дорога для вашего послания оказалась легкой и быстрой, не забудьте написать почтовый индекс, если он не будет указан, письмо перенаправят на ручную сортировку, что удлинит время его нахождения в пути.
На сегодняшний день существует множество курьерских служб, которые доставят ваши отправления в любой населенный пункт. Эти службы отличаются разными способами и сроками доставки, предоставляют и различные дополнительные сервисы. Несмотря на это, чаще всего организациям приходится пользоваться услугами государственной почты, а именно Почты России. Во-первых, это дешевле. И если один документ в месяц можно отправить и экспресс-почтой, заплатив за это несколько сотен рублей, то отправка нескольких десятков писем в день в этом случае обойдется неоправданно дорого. Кроме того, если придется подтверждать доставку документов по почте в суде, то уведомление от Почты России однозначно будет принято как доказательство, а от экспресс-почты – еще неизвестно.
Как правильно пользоваться государственной почтой для отправки писем организации? В этой статье мы подробно вам расскажем, как это делать. Здесь же можно скачать журнал регистрации почтовых отправлений для вашей компании. А — посмотреть вебинар о том, как организовать отправку писем.
Кто занимается почтовыми отправлениями? В организации это такие сотрудники как курьер, офис-менеджер, также такими отправлениями может заниматься человек, который работает в канцелярии. В редких случаях письма отправляет человек, который их пишет – исполнитель. Но это не совсем верная тактика, и если у вас в компании так происходит, то задумайтесь над тем, чтобы изменить эти правила. Систему отправки ваших писем почтой очень быстро можно наладить и организовать. Самое главное, что эта система позволит отследить каждое отправленное из организации письмо, не привлекая к этому исполнителя. Благодаря этой системе сотрудники компании не будут по несколько раз на день отпрашиваться на почту, за что начальство скажет вам спасибо.
Если отправлений очень много, то можно заключить договор с отделением Почты России. Каждый день будет приезжать специальный сотрудник и забирать все ваши отправления. Но организации приходят к этому, как правило, не сразу, поэтому ниже – о том, как организовать отправку почты в компании своими силами.
Необходимые телефоны и нормативные документы
Когда будете налаживать работу с Почтой России, обязательно сохраните все необходимые номера телефонов. В первую очередь вам необходимо узнать номер горячей линии почты в вашем регионе. Телефона, который находится на сайте Почты России, вам будет недостаточно, нужен именно региональный.
Обязательно узнайте номера телефонов почтового отделения, из которого вы будете осуществлять отправления. Обычно это ближайшее к офису отделение. Кстати, если организация по своим учредительным документам «привязана» к другому отделению, ничего страшного: вы имеете право пользоваться услугами любого офиса Почты России.
Как узнать, к какому отделению почты относится ваша компания? Это очень легко. В юридический адрес компании входит почтовый индекс, который состоит из шести цифр. Первые три цифры указывают на то, к какому региону вы относитесь, а остальные три –номер почтового отделения к которому «привязана» ваша компания.
Например, почтовый индекс 458785, 458 – регион, 785 – номер отделения, к которому относится компания. Для того чтобы узнать адрес и номер телефона отделения, вы можете зайти на официальный сайт Почты России или воспользоваться любой справочной вашего региона.
Если у организации есть и юридический, и почтовый адреса, не забывайте о юридическом! Даже если на него случайно приходит одно письмо в год, этот почтовый ящик нужно проверять регулярно, чтобы избежать неприятностей. Ведь если почта была отправлена на юридический адрес, а ее забыли получить, что повлекло за собой правовые последствия, то это вина организации, а не того, кто отправил письмо не на почтовый адрес.
Также не стоит забывать, что у Почты России тысячи отделений по всей стране, работают на которых обычные люди. Человеческий фактор здесь довольно силен… А вот правила для всех одни, поэтому человеку, которому будет поручено заниматься почтой, очень и очень желательно ознакомиться и всегда держать под рукой:
- Правила оказания услуг почтовой связи (утв. Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 №234)
В этом документе описаны правила приема доставки и вручения писем, бандеролей и посылок вплоть до того, как правильно написать почтовый адрес.
- Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (утв. Приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 №114-п)
Здесь написано, как работать (готовить, сдавать, получать) с письмами и посылками, факт отправки и доставки которых получателю, включая опись содержимого, нужно подтвердить.
Какие бывают почтовые отправления?
Простое письмо
Работать с ним проще всего. Берете документ, вкладываете в конверт, запечатываете его. На конверте указываете адрес, клеите марку и опускаете письмо в почтовый ящик. Минусом является то, что вы не сможете отследить отправку вашего письма. В большинстве случаев оно доходит к адресату, но узнать точно или доказать это вы не сможете. По этой причине в простых письмах отправляют документы, которые не являются важными и при необходимости их можно будет восстановить. Еще один минус: все письма на почте взвешиваются, так как от веса отправления зависит его стоимость. В обычный конверт с обычной маркой можно вложить и без проблем отправить только два листа бумаги. Если больше, то получится перевес и письмо вернется в офис. Придется идти на почту и выстаивать очередь, чтобы выслать простое письмо с доплатой в несколько рублей. Учитывайте это, отправляя свои документы.
Заказное письмо
Заказное письмо с уведомлением о вручении
Оно отправляется так же, как и заказное. Разница состоит в том, что к конверту крепится особый купон. На одной стороне купона указывается адрес отправителя, на другой стороне – адрес и фамилия получателя и (необязательно, но рекомендуется) короткое описание того, что вложено в конверт. Через определенное количество дней купон возвращается адресату письма с подписью получателя, и это является письменным доказательством того, что письмо вручили адресату.
Заказное письмо с описью вложения
Оно может быть и просто заказным, и с уведомлением. Просто письмо с описью отправить нельзя. В отделении почты в свободном доступе лежат специальные бланки для описи вложения. Их надо заполнить в двух экземплярах. Один бланк вместе с письмом в незапечатанном конверте отдается оператору, другой остается у вас. С описью пересылаются документы самым «проблемным» адресатам.
При приеме писем оператор взвешивает их, поэтому, если отправляете много документов, имейте в виду, что письмо запросто может превратить в бандероль. Все бандероли регистрируются у оператора. В остальном никаких отличий от писем нет: бандероль может быть и с уведомлением, и с описью вложения. Разница только в цене.
Государственная почта осуществляет и другие виды отправлений, об этом можете узнать на официальном сайте Почты России или в любом отделении.
